En los últimos años, el fraude ha sido clasificado como un riesgo empresarial que también entra en la categoría de los riesgos que una compañía puede afrontar desde el punto de vista económico, regulatorio, de la cadena de suministro y los desastres. De acuerdo con la Asociación de Examinadores Certificados de Fraudes (Acfe, por su sigla en inglés), cada año una organización promedio pierde el 5% de sus ingresos por este concepto, lo que equivale a alrededor de 258.000 dólares.
Según expertos, las principales razones por las que las compañías presentan este problema es por la falta de regulación en los gastos empresariales y por no contar con una plataforma en la que pueda llevarse el registro de facturas. Descubrir estos esquemas de fraude puede ser complicado, especialmente cuando se tiene visibilidad limitada de la manera en la que los empleados están gastando. No obstante, hoy en día existen múltiples tecnologías y soluciones que ayudan al área de finanzas a examinar al detalle los gastos –tarjetas de crédito, viajes, manejo de efectivo, facturación– con el fin de prevenir y detectar el fraude dentro de la compañía.
Datos del estudio realizado por ACFE con empresas de 125 países demuestran que quienes implementan herramientas para el control de gastos tienen un 52% menos de pérdidas. “La manera más sencilla de prevenir el fraude es evitar que suceda. Adaptar las medidas de prevención con anticipación ayudará a reducir el número de esquemas de fraude que pueden afectar a cualquier organización”, afirmó Javier Pollitzer, Director de Ventas de SAP Concur para Latinoamérica y el Caribe.
Una de las primeras recomendaciones que hacen los expertos al personal contable para evitar estas situaciones consiste en prestar máxima atención a los reportes de gastos generados por los trabajadores, pues normalmente es allí cuando, sin aprobación de la empresa, se incluyen compras que no están autorizadas. En caso de alguna inconsistencia, expertos recomiendan que las organizaciones revisen siempre los reportes de gastos de manera individual. Si alguien está realizando un acto fraudulento en un área del negocio, es altamente probable que también esté mintiendo en los reportes de gastos.
En Estados Unidos, un examinador de fraudes certificado descubrió, luego de analizar los reportes de gastos de dos años de un presunto estafador que robaba a otra área de negocio, que dicha persona tenía más de 2.000 dólares en pagos fraudulentos de servicio automotriz. Estos incluían cambios de boletos de avión a primera clase no autorizados, vuelos con escalas para acumular millas y puntos, y compras sospechosas de vendedores no tradicionales. Descubrir esta evidencia ayudó a avanzar en la investigación y a disminuir las pérdidas económicas a nivel interno.
Otro punto clave que debe abordarse está relacionado con identificar las brechas existentes en los procesos de validación de gastos. Aquí es preciso analizar por completo los datos relacionados con dichos riesgos como cantidad promedio de las transacciones; gastos por región, país y ciudad; gastos por departamento; cantidad promedio de los departamentos por tipo de gasto; y códigos de vendedores utilizados.
Por último, es aconsejable incluir nuevas tecnologías, no solo para continuar con la innovación, sino también para que las tareas sean mucho más ágiles y efectivas. Considerar la inteligencia artificial y el machine learning ha permitido que muchas organizaciones mejoren la eficiencia, la efectividad y la objetividad, influyendo en la credibilidad entre directivos y empleados.
