Los empresarios se encuentran atravesando los últimos momentos del año en el que se suma una preocupación más: el pago de la prima de servicios, ya que este lunes, 20 de diciembre, vence el plazo estipulado por el Código Sustantivo del Trabajo (CST) para el pago de esta prestación social. Por lo tanto, al acabarse el tiempo, dicha presión puede derivar en cometer errores que acarrean multas y sanciones millonarias.

Según la norma, quienes no realicen el pago dentro de esta fecha se exponen a multas de hasta 5.000 SMLMV (más de $4.500 millones), de igual manera deberán cancelar un día de salario por cada día de retraso en el pago de esta obligación.

Sobre este tema, Andrés Ángel, CEO de Nominapp, compañía experta en liquidación y emisión de nómina electrónica, señaló que las multas y sanciones en estos casos no se dan en su gran mayoría por evadir esta responsabilidad, sino por los errores que son producto de dejar esta obligación para lo último, los cálculos de manera manual y más en este año, que se sumó otro asunto en que pensar: la implementación de la nómina electrónica.

En complemento, según un estudio realizado por Nominapp, Ángel señaló los tres principales errores al liquidar esta obligación. 

1.)    El cálculo incorrecto de la base de la prima: Por no tener en cuenta el tipo de salario de cada empleado, si es fijo o variable. 

2.)    El cálculo incorrecto de los días laborados: Al no llevar un registro juicioso de la información y novedades de cada empleado. 

3.)     El cálculo final incorrecto de la prima de servicios: Si la base salarial de la prima y los días laborados no están correctos, el cálculo final de la prima estará incorrecto.

Según la Gran Encuesta Integrada de Hogares del DANE, a la prima de servicio acceden un promedio de 10 millones de trabajadores y, para el CEO de Nominapp, una de las principales razones por las cuales un número importante de empresas siguen cometiendo los mismos errores en los cálculos de nómina, es porque tienen un proceso manual en donde las fórmulas y los valores deben ser actualizados constantemente por una persona, dependiendo de los cambios en las normas y las novedades de los empleados.

En Colombia existen distintas entidades que regulan los pagos de nómina de las empresas a sus empleados, pero por lo general la UGPP —Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales— y el Ministerio de Trabajo son los protagonistas de llevar este control. Tenga en cuenta que este último habilitó dos líneas para hacer la denuncia correspondiente desde su celular al 120 y al 018000513100 a nivel nacional.

Andrés Ángel señaló que actualmente este tipo de entidades han sancionado a más de 8 millones de empresas por errores en los cálculos de la liquidación de nómina. Más de 619 mil millones de pesos han sido recaudados por multas a las pymes en el país, en su gran mayoría por procesos manuales.

Que deben tener en cuenta para liquidar la prima de servicios

Lo primero que debe tener presente es que las empresas en Colombia deberán pagar esta obligación a sus trabajadores vinculados con un contrato formal, esto con una excepción y es a los que se encuentran por prestación de servicios, ya que este no es un contrato laboral sino administrativo. 

La prima es el pago al empleado de 15 días de salario dos veces al año. En dado caso de que la vinculación sea menor a un semestre, aquella será proporcional al tiempo que lleve en la compañía.

Para liquidar la prima debe realizar la siguiente fórmula:

(Salario mensual x días trabajados en el semestre) /360 días. Por ejemplo, si fuera sobre el salario mínimo en 2021, una prima por 180 días laborados (un semestre) se liquida así: (1.014.980 x 180) /360, lo cual arrojaría un beneficio de $507.490.

Finalmente, Nominapp recomienda tener presente que las licencias no remuneradas no afectan el pago de la prima de servicios, solo se afectan las vacaciones y cesantías, así mismo que un salario mínimo debe contemplar el auxilio de transporte como en el ejemplo anterior.

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